Prima di analizzare i software per parrucchieri ed estetisti, dovremo chiederci:  perché usare un software gestionale?

Proviamo a rispondere!

Parrucchieri ed estetiste nella maggior parte dei casi lavorano ancora con l’agenda cartacea, con il relativo disordine che ne consegue, magari senza poter annotare specifiche come il trattamento più richiesto da un cliente.
Usare i metodi tradizionali in un centro estetico o in un salone per capelli potrebbe farti risultare poco attrattivo oltre a rendere più difficile l’organizzazione del lavoro.

Se la tua agenda è piena di appunti in calce, post it e fogli vari e non riesci mai a mettere in ordine, probabilmente è arrivato il momento di scegliere un buon software gestionale per il tuo salone di parrucchiere. Passare ad un applicazione che ti consenta di gestire meglio l’agenda, appuntamenti e clienti potrà cambiare e migliorare il tuo modo di lavorare ottimizzando il tuo tempo e quello del tuo staff.
In un software gestionale potrai salvare tutte le schede clienti annotando esigenze, trattamenti effettuati, prodotti utilizzati; nel caso di centri estetici quante sedute di un determinato percorso, quali cosmetici, allergie e via discorrendo.

In questo modo potrai profilare perfettamente tutti i clienti per sapere quali prodotti hai utilizzato, quali servirebbero e quindi quali proporre alla vendita.
Un software gestionale potrà aiutarti anche nell’appuntamento periodico col commercialista perché ti aiuterà a gestire incassi ed uscite senza più errori nella compilazione del registro dei corrispettivi, tenendo in ordine tutte le questioni burocratiche legate alla tua azienda.

Queste applicazioni ti potranno aiutare anche nella fidelizzazione della clientela, nella creazione di campagne promozionali efficaci, infatti grazie alle funzioni di marketing di un programma gestionale potrai creare newsletter e promo personalizzate da inviare anche tramite SMS.

Niente più clienti che si scordano degli appuntamenti con un software che avrà la funzione di inviare SMS promemoria con data e ora dell’appuntamento.
A fine anno potrai avere una chiara visione di cosa dover migliorare e su cosa puntare perché grazie a questa applicazione potrai monitorare ogni dato della tua attività, avrai dettagliate statistiche per analizzare l’andamento del centro e soluzioni per come farlo crescere.

Dunque, quale gestionale software scegliere per barbieri, acconciatori o centri estetici? Quali sono le funzioni che non devono mancare?

Le funzioni principali che non possono mancare sono l’agenda digitale con la possibilità di prenotazione online, cassa con scontrino e poi invio telematico dei corrispettivi; gestione magazzino, fatturazione elettronica, scheda clienti adatta alla normativa sulla privacy e statistiche sulla produttività dei dipendenti.

Un agenda digitale connessa al web consentirà maggiore visibilità alla tua azienda, i potenziali clienti potranno prenotare autonomamente i loro trattamenti.
Infatti dagli ultimi studi nel settore della bellezza si evince come il 61% dei clienti si aspetta dai saloni di bellezza la possibilità di prenotare online, il 40% dei clienti prenota oltre gli orari di apertura e il 42% preferisce prenotare online tramite smartphone piuttosto che con la classica telefonata durante gli orari di lavoro.

Se hai un lavoro flessibile e vuoi gestire gli appuntamenti anche da mobile, o consultare le statistiche da casa dovrai orientarti per un software Cloud utilizzabile da più postazioni che faccia il back-up automaticamente ogni sera senza il rischio di perdere tutti i dati nel caso il computer si rompesse.
Di recente sono state sviluppate applicazioni web che possono utilizzarsi, sia so PC che tablet o smartphone, senza dover installare nulla. Insomma c’è una soluzione per tutto.

Un gestionale deve essere di utilizzo intuitivo, con una grafica facile che comprenda la possibilità di scaricare gli aggiornamenti.

Quali altre caratteristiche del software considerare?
Per la gestione burocratica è importante che un software abbia un sistema che generi automaticamente lo scontrino sia per trattamenti che per la vendita dei prodotti di magazzino, per avere poi un preciso report sulle vendite.
Per chi riceve o emette fatture c’è la possibilità di inviare tramite cloud le fatture elettroniche già firmate e riceverle dai fornitori senza dover passare dal commercialista, quindi si può controllare direttamente dal gestionale l’elenco spese con entrate e uscite.

L’analisi dei dati è uno strumento molto importante soprattutto se si lavora con dei collaboratori: è necessario che il software sia in grado di dare dei report su produttività, servizi e incassi facilmente consultabili.

Se il salone ha un alto volume di vendita prodotti sono importanti anche le statistiche magazzino per la gestione dell’inventario: in questo modo, valutando quali sono i prodotti “invenduti”, potrai attivare promozioni particolari o servizi sfruttando la merce in deposito, perché avere prodotti invenduti è come avere soldi bloccati; tutto ciò ti consentirà anche di inviare un rendiconto immediato dell’inventario al commercialista.

I saloni di bellezza offrono principalmente dei servizi alla persona, si tratta quindi di un settore dove la fidelizzazione del cliente fa la maggior parte del lavoro e quindi del guadagno. La comunicazione e il marketing consentono di mantenere la relazione anche quando il cliente non è nel negozio, perciò un  software gestionale deve consentire di inviare SMS per mantenere la fidelizzazione, ad esempio gli auguri di buon compleanno o di buon Natale, o il ringraziamento per l’appuntamento; ma deve poter anche permettere di effettuare campagne pubblicitarie come la richiesta di recensioni sui social, avvisare della disponibilità di nuovi prodotti e servizi introdotti nel salone, far conoscere offerte e promozioni speciali o inviare coupon a determinate tipologie di clienti.

È fondamentale la possibilità di creare carte regalo, abbonamenti o tessere fedeltà o pacchetti pensati per i clienti più sofisticati.

E’ sufficiente valutare solo le funzionalità del software?

Dopo aver valutato le funzioni importanti per il tuo business dovrai valutare l’affidabilità del produttore del software e il tipo di assistenza clienti.
Serve un sistema che si evolva nel tempo, che possa godere di aggiornamenti continui perché gli adempimenti normativi mutano in continuazione, basti pensare all’introduzione del GDPR o alla fatturazione elettronica.

Qual è il costo di un gestionale per parrucchieri o centri estetici?
Il costo deve essere rapportato ai benefici, più saranno basic le funzioni del gestionale minore sarà il costo.
Il giusto investimento è da valutare secondo i ricavi aggiunti che darà l’acquisto di un software.
Ad esempio se il gestionale consente l’invio di sms gratuiti di promemoria si può calcolare una media di appuntamenti recuperati pari al 2%, quindi meno soldi e tempo perso.
Ancora se il software consente la prenotazione online si possono recuperare appuntamenti di quei clienti che dimenticano di telefonare negli orari di apertura.
L’acquisto comporta un investimento che può variare tra i 500 e i 4.000 €, mentre un noleggio può costare fino a 90 € al mese.
Il consiglio è quello di evitare un sistema che obbliga ad abbonamenti pluriennali con penali di disdetta e di scegliere società che diano la possibilità di una demo gratuita per avere un approccio col sistema e vedere se le caratteristiche fondamenti fanno al caso della tua attività.

L’affidabilità la potrai valutare anche grazie all’opinione di colleghi: alla fine il passaparola funziona in tutti gli ambiti e le recensioni sono sempre importanti, per questo in SoftwareAdvisor.it ne diamo ampia visibilità.